Trụ sở chính của doanh nghiệp là nơi liên lạc trực tiếp và tiến hành các hoạt động kinh doanh chủ chốt, được thể hiện thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vậy khi bạn muốn thay đổi địa chỉ công ty, bạn đã biết về quy trình, thủ tục, cách chọn địa điểm phù hợp theo luật chưa?

1. Lựa chọn địa chỉ trụ sở mới cho công ty

Doanh nghiệp nên lựa chọn địa chỉ trụ sở mới sao cho phù hợp với điều kiện kinh doanh của bản thân, đồng thời có thể duy trì hoạt động ổn định và lâu dài.

• Căn cứ theo luật hiện hành ta cần lưu ý các vấn đề sau:

– Doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi cùng quận, cùng tỉnh hoặc sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã đăng ký doanh nghiệp. (Trường hợp thay đổi khác quận/tỉnh/thành phố thì doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký chuyển cơ quan quản lý thuế nơi đặt trụ sở mới của doanh nghiệp)

– Địa chỉ trụ sở được mới phải bao gồm đủ 5 cấp sau:

+ Số nhà/đường/phố/tổ/xóm/ấp/thôn;

+ Phường/Xã/Thị trấn;

+ Quận/Huyện/Thị xã/TP thuộc tỉnh;

+ Tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương;

+ Quốc gia

– Địa chỉ trụ sở chính phải thuộc quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp và được sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật. (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Hợp đồng thuê nhà, Quyết định phê duyệt dự án,…).

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp chọn thuê căn hộ chung cư làm văn phòng trụ sở chính thì phải tuân theo Luật nhà ở 2014, Công văn số 2544/BXD-QLN. 

2. Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Doanh nghiệp chuẩn bị 1 bộ hồ sơ để nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm: 

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký; (kèm theo Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế trong trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận/tỉnh/thành phố)
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

3. Xử phạt vi phạm khi doanh nghiệp không đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở mới

• Phạt vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi  nổi dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như sau:

• Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh không đúng phạm vi, đối tượng, quy mô, thời hạn, địa bàn, địa điểm hoặc mặt hàng ghi trong giấy phép kinh doanh được cấp.
• Cơ quan thuế xác định là “người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”, sau một thời hạn nhất định, cơ quan thuế sẽ thực hiện đóng mã số thuế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp bị đóng mã số thuế không được phép xuất hóa đơn, hóa đơn được xuất trong trường hợp này không có giá trị sử dụng.

Nếu vẫn còn thắc mắc hoặc doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu trong việc thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty, xin vui lòng liên hệ đến số hotline hoặc gửi email: luathanhbinh@gmail.com để được tư vấn chi tiết hơn.